名刺管理用iPhoneアプリとグループウェアがセットで使えるSkyDesk【本田】

 タイアップ記事です。今回、ビジネス系ブログメディア共同企画として、LifehackerITmedia(Biz誠)毎日コミュニケーションズと一緒に同じ製品をそれぞれの視点から書くという企画に参加しました。各媒体の取り上げ方を比べて読むと、より立体的に把握出来ると思います。取り上げるのは、富士ゼロックスの統合型グループウェア「SkyDesk(スカイデスク)」。

特徴 ー後発の強みで豊富な連携機能ー

 「SkyDesk」は、それほど大きくない企業や組織、個人間でのコラボレーションをクラウドで支援するサービス。グループウェア機能に加え、Office系などビジネスに必要なツールが揃っていて、一気通貫が可能になっています。


 身近なグループウェアでは、サイボウズLiveは結構頻繁にアップデートしているし、TechWaveConnectという我々のコアメンバー間の情報共有は、Facebookのグループ機能で十分なのも事実。

 しかし一般的なビジネスでの利用を考えると、Facebookを使えない組織も多いはずです。もちろん、ファイルアップロードの有無(SkyDeskはもちろん可能)などという利便性以上に、Facebookは良くも悪くも公私混同(公私混働という素敵な表現を使う人もいます)であり、仕事のつもりがニュースフィードに気を取られることもしばしば。仕事モードに切り替えたい人にもお勧めです。

chat 後発のため、既存サービスとの連携には相当気を使っていて、移行・併用を前提とした作りになっています。MS OfficeやGoogleDocsで作られたファイルは、ドキュメント管理の「Docs」でアップロード(インポート)が出来、ワープロ機能の「Writer」、表計算の「Sheet」、プレゼンテーションの「Show」でそれぞれ編集が可能です。ルック・アンド・フィールがMSのツールに似ている点は、変にデザインで凝るよりも、ユーザーにとってむしろ親切と言えるでしょう。

 メールはGmalやHotmail、チャットはGoogleだけでなくFacebookのコンタクトも持ってくることが可能です。ほぼ被っているとは言え、Googleチャット(Gtalk)とFacebookのチャット(メッセージ)がタブで切り替えられるのは、何気に便利です。

名刺管理「Cards」とCRM機能

 グループウェアの基本機能以上に個人的に魅力を感じたのは、名刺管理「Cards」とCRM機能「CRM」。ここでは「Cards」を中心的に取り上げていきましょう。ダウンロード(iTunes)へのリンク

 コピー機最大手の富士ゼロックスらしく、カメラ画像補正技術を用いたiPhoneアプリによる名刺管理(カメラ+画像認識)がグループウェアに留まらない最大の魅力であり、多くの人にとって導入の入口になると思います。

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(写真1)カメラの握り方

 iPhoneのカメラ機能で名刺を撮影するわけですが、文字を正しく認識させるにはコツが要ります。何も考えずに撮ると残念な画像認識結果に終わることがあり、アプリの評判にも関わります。
 そこで、カメラマンの私からiPhone4を使った名刺撮影のポイントを解説しましょう。(これは「Skydesk」に限らず、あらゆる名刺撮影系アプリに共通のTIPSです)

  1. 詳細オプションの設定
     「Cards」アプリで以下の設定を。名刺の言語:日本語、下地除去:オン、余白の切り取り:オン
  2. 撮影場所を決める
     なるべく明るく、均一な明るさの場所で撮りましょう。
  3. 0480
    (写真2)ズーミングと撮影範囲
  4. ブレない持ち方をする
  5. 両手で本体を囲むように握る。シャッターボタンのタップ時は、やさしくソフトに。(写真1)

  6. 被写体との距離をとり、ズーム機能を使う
     名刺をある程度の大きさで撮ろうとすると、iPhoneまでの距離が相当近くなり、影が入るなど被写体が暗くなります。目安として20cm位離し、残りの調整はズーム機能を使って下さい。明暗差がきつくなるので、フラッシュは使いません。(写真2)
  7. 名刺全体を撮る
  8.  企業のロゴなど、文字認識に不要と思われる要素を除いたほうが精度が高くなりそうに思えますが、このソフトは名刺全体の形を認識した上で文字を判別しているようです。全体が写り、余白(名刺を置いている机や台の部分)も少し入った状態で撮影するのがベストです。また、水平も意識しましょう。

 名刺管理機能としてはメモやタグを付けたり、関連する写真をアップすることが可能。飲み会などで本人の写真を撮ったときは、名刺データと一緒に管理しておくと、名刺交換した人の顔と名前の不一致が減ることでしょう。

 メモには、名刺交換日設定を「今日」に設定しておくと「名刺撮影日=名刺交換日」として自動的に記録されます。その他場所などを入力。マメにメモしておけば、
男性「この前行ったあの店良かったね。」
女性「知らない。他の女の人と行ったんじゃないの。」
というトラブルも回避できる、はず。ビジネスでもプライベートでも使えますね。

 無料版は名刺を50枚までスキャン出来るので、一度お試しを。

まとめ

 一般的なビジネスの世界では、アナログ(現物)の交換は無くならないもの。クラウドサービスでありながら、アナログ(現物)とデジタル(オンライン)との接点を持っている「Skydesk」は、現実的な要請に合っているというのが第一印象です。

 最近はO2O(Online to Offline)なんて言葉も頻繁に出てきています。そこで「SkyDesk」の発展を妄想してみると、アナログからデジタルへの往路が名刺スキャンとしたら、復路はプリント?「SkyDesk」iPhoneアプリから直接コピー機に、それもコンビニに設置してある多機能コピー機に通信可能になったら、さらに利便性が増しそうですね。

 次回(2週間後)は、TechCrunch Disrupt取材のためサンフランシスコに滞在する私のルポに絡めて、「SkyDesk」での情報共有について触れたいと思います。「個人グループ」機能は自由に何名でもグループに追加出来るので、TechWaveのような組織形態に最適な形です(※TechWaveは法人でなく、個人の集合体という組織形態をとっています)。